Revisionssichere Datenarchivierung - Ihre Sicherheit

Die COUNT IT Group ist Ihr starker Partner für die revisionssichere Archivierung. Wir unterstützen mit unserer Software aktiv bei der Digitalisierung und der elektronischen Archivierung. Die Vorteile unserer Lösung auf einen Blick:

Um Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen bestimmte Merkmale und Praktiken berücksichtigt werden:

Unveränderbarkeit: Informationen und Dokumente sollten nicht unbemerkt oder unautorisiert geändert, gelöscht oder manipuliert werden können. Dies wird oft durch Mechanismen wie Schreibschutz, digitale Signaturen oder Blockchain-Technologie erreicht.

Protokollierung: Alle relevanten Änderungen und Zugriffe auf die Dokumente müssen lückenlos protokolliert werden. Dadurch kann nachvollzogen werden, wer wann welche Aktionen durchgeführt hat.

Versionskontrolle: Die Möglichkeit, ältere Versionen von Dokumenten oder Daten abzurufen, ist wichtig, um den Verlauf und die Entwicklung von Informationen nachvollziehen zu können.

Zugriffsrechte und Berechtigungen: Revisionssicherheit erfordert auch eine klare Regelung, wer auf welche Informationen zugreifen und sie bearbeiten darf. Eine differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten ist daher essenziell.

Langfristige Archivierung: Daten sollten über einen längeren Zeitraum hinweg aufbewahrt werden, um auch zu einem späteren Zeitpunkt noch zugänglich zu sein, wenn eine Prüfung oder Überprüfung erforderlich ist.

Datensicherung: Regelmäßige und zuverlässige Backups sind unerlässlich, um Datenverluste zu vermeiden und die Wiederherstellbarkeit von Informationen sicherzustellen.

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Je nach Branche und Region gibt es spezifische Gesetze und Vorschriften, die die Revisionssicherheit regeln. Die Einhaltung dieser rechtlichen Rahmenbedingungen ist entscheidend.

Die Gewährleistung der Revisionssicherheit kann komplex sein, insbesondere in Organisationen mit großen Datenmengen. Dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, um Vertrauen in die Integrität der Informationen zu schaffen und mögliche Haftungsrisiken zu minimieren. Viele moderne Informationssysteme und Datenbanken wurden entwickelt, um Revisionssicherheit zu gewährleisten und den Anforderungen der Unternehmen und Behörden gerecht zu werden.

Welche Dokumente werden häufig revisionssicher archiviert?

Häufig werden in einem DMS folgende Dokumentarten abgelegt:

• elektronische Rechnungen
• Verträge
• Personaldokumente
• E-Mails

GoDB

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" und ist ein Begriff aus dem deutschen Steuerrecht. Die GoBD sind Richtlinien des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) in Deutschland, die die steuerrechtlichen Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen regeln, insbesondere in Bezug auf elektronische Aufzeichnungen.

Die GoBD wurden erstmals im Jahr 2014 veröffentlicht und dienen dazu, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung in der digitalen Ära zu definieren. Sie zielen darauf ab, die Integrität, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit von Buchführungssystemen und digitalen Unterlagen sicherzustellen, um eine rechtskonforme und transparente Dokumentation für steuerliche Zwecke zu gewährleisten.

Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen in Deutschland von großer Bedeutung, um rechtliche Konsequenzen und Steuerprüfungen zu vermeiden. Unternehmen, die digitale Buchführungssysteme verwenden, müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse und Systeme den Anforderungen der GoBD entsprechen, um die Compliance zu gewährleisten. Es wird empfohlen, sich von einem Steuerberater oder Fachexperten beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD erfüllt werden.

Aufbewahrungsfristen

Für steuerrelevante Dokumente gelten laut § 147 Abs. 3 AO i. V. m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren. Beispiele hierfür sind folgende Dokumente:

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