Ihr Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung beginnt hier!
Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Ihre Buchhaltung ohne Papierchaos auskommt. Eine Welt, in der der Rechnungsworkflow automatisiert ist, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren. Willkommen im Zeitalter der digitalen Rechnungsverarbeitung!
Vorteile der Digitalen Rechnungsverarbeitung für Unternehmen
Digitaler Rechnungsworkflow
Unsere Cloud-Lösung transformiert Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung. Verabschieden Sie sich von manueller Arbeit und begrüßen Sie einen schnellen, effizienten digitalen Rechnungsworkflow.
Automatische Rechnungsprüfung
Unsere Software prüft jede Rechnung elektronisch, stellt sicher, dass keine Informationen fehlen und optimiert Ihren Rechnungsverarbeitungsprozess.
Integrative Systeme
Unsere Lösung lässt sich problemlos in Ihr bestehendes ERP-System integrieren. Elektronische Rechnungen werden so automatisch erfasst, verarbeitet und archiviert.
Der ER-Workflow
Elektronische Übernahme
Dieser Workflow-Schritt stellt sicher, dass alle Dokumente in elektronischer Form vorliegen. Papierrechnungen werden gescannt. Die elektronischen Rechnungen können effizienter durch das Unternehmen geleitet werden als analoge.
Vorkontierung
Mit der OCR-Technologie werden Texte aus den Dokumenten extrahiert. Unsere künstliche Intelligenz leitet daraus einen Buchungsvorschlag ab. Dieser kann dann nochmal kontrolliert oder automatisch verbucht werden.
Kontrolle Finanzbereich
Die Finanzabteilung des Unternehmens kann in diesem Schritt die buchhalterische Korrektheit des Buchungsvorschlages überprüfen. Dieser Workflowschritt ist optional.
Kontrolle Fachbereich
Die Fachabteilung überprüft in diesem Schritt, ob die Rechnung in Ordnung ist. Auch in diesem Workflowschritt besteht die Chance diesen zu überspringen. Zum Beispiel wenn die Rechnung mit einer bereits freigegebenen Bestellung übereinstimmt.
Freigabe
Nach der buchhalterischen und inhaltlichen Kontrolle der Rechnung bzw. der Verbuchung erfolgt die Freigabe der Rechnung.
Verbuchung
Nach der Freigabe der Rechnung wird diese im ERP-System verbucht. In den meisten Fällen wird die Rechnung für den nächsten Zahlungslauf vorgeschlagen.
Typische Workflows
ER-Workflow
Bearbeitung und Genehmigung von Eingangsrechnungen. Dies umfasst häufig das Scannen, Indexieren, Zuweisen, Genehmigen und letztendlich das Bezahlen der Rechnung.
Dokumenten-Review und -Genehmigung
Erstellung, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten innerhalb verschiedener Abteilungen oder unter verschiedenen Beteiligten.
Compliance-Management
Automatisierung von Compliance- und Governance-Prozessen, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.
Vertragsmanagement
Von der Erstellung über die Verhandlung bis zur Archivierung von Verträgen. Dies beinhaltet oft verschiedene Stufen der Überprüfung und Genehmigung.
Kundenservicemanagement
Verwaltung von kundenbezogenen Dokumenten und Interaktionen, um einen konsistenten und effizienten Kundenservice zu gewährleisten.
Personalmanagement
Automatisierung von HR-bezogenen Prozessen wie Einstellung, Onboarding, Leistungsmanagement und mehr.
Wissensmanagement
Sammeln, Kategorisieren und Zugänglichmachen von Unternehmenswissen, z.B. technische Dokumentation, FAQs, Best Practices usw.
Archivierung und Vernichtung
Richtlinienbasierte Archivierung und Vernichtung von Dokumenten nach einem festgelegten Zeitplan oder entsprechend den rechtlichen Anforderungen.
Projektmanagement
Verwaltung von projektbezogenen Dokumenten und Aufgaben, um die Zusammenarbeit und Effizienz innerhalb eines Projekts zu fördern.
Verkaufs- und Marketingmanagement
Verwaltung von verkaufs- und marketingbezogenen Dokumenten, Leads und Kampagnen.
Beschaffungs- und Lieferantenmanagement
Automatisierung von Beschaffungsprozessen und Lieferantenbewertungen.
Qualitätsmanagement
Überwachung und Management von Qualitätsdokumenten, Prozessen und Maßnahmen.
Warum sich Unternehmen für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung entscheiden
Die Digitalisierung hat den Prozess der Rechnungsbearbeitung revolutioniert. Unternehmen, die diesen digitalen Wandel vollziehen, genießen viele Vorteile:
Schnellere Zahlungszyklen
Digitale Rechnungsverarbeitung kann den Prozess beschleunigen, was zu schnelleren Zahlungen und verbessertem Cashflow führt.
Effizienz
Automatisierte Workflows bedeuten schnellere Rechnungsprüfungen und weniger manuellen Aufwand.
Fehlerminimierung
Durch den Übergang zu elektronischen Rechnungen wird das Risiko menschlicher Fehler erheblich verringert, was zu genauerer Buchhaltung und zufriedeneren Lieferanten und Kunden führt.
Zugriff und Archivierung
Jede Rechnung ist jederzeit zugänglich. Unsere digitale Archivierung stellt sicher, dass Sie jederzeit alle Informationen zur Hand haben.
Umweltfreundlich
Reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck, indem Sie auf papierlose Prozesse umsteigen.
Kostensenkung
Durch den Wegfall von Papier, Druck, Versand und Lagerung können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
Verbesserte Transparenz
Ein digitaler Prozess ermöglicht es den Verantwortlichen, den Status einer Rechnung in Echtzeit zu verfolgen und gibt einen Überblick über den gesamten Rechnungsworkflow.
Erhöhte Sicherheit
Digitale Systeme bieten bessere Sicherheitsprotokolle und -maßnahmen, um sicherzustellen, dass Rechnungsinformationen sicher und geschützt sind.
Einfachere Compliance
Viele Länder haben spezifische Anforderungen für die Aufbewahrung von Rechnungen. Digitale Systeme können so konfiguriert werden, dass sie automatisch diesen Anforderungen entsprechen.
Zentralisierte Datenverwaltung
Mit digitaler Rechnungsverarbeitung werden alle Daten an einem zentralen Ort gespeichert, was den Zugriff und die Verwaltung erleichtert.
Bessere Analytik und Berichterstattung
Digitale Systeme bieten oft integrierte Analysewerkzeuge, die Einblicke in Ausgaben, Lieferanteneffizienz und andere wichtige Metriken geben.
Skalierbarkeit
Während Ihr Unternehmen wächst, kann ein digitales System leicht skaliert werden, um größere Mengen von Rechnungen und zusätzliche Benutzer zu verarbeiten.
Reduzierung von Duplikaten und Betrug
Digitale Systeme können automatisch nach doppelten Rechnungen suchen und verdächtige Aktivitäten markieren, was das Risiko von Überzahlungen und Betrug minimiert.
Bessere Beziehungen zu Lieferanten
Durch schnellere und genauere Zahlungen können Unternehmen ihre Beziehungen zu Lieferanten stärken und möglicherweise bessere Bedingungen oder Rabatte aushandeln.
Weitere Services
Revisionssichere Ablage
Dank der revisionssicheren Ablage sind die Dokumente gesichert und können nicht mehr gelöscht werden. Daher dürfen die Originale in Papier vernichtet werden.
Digitales Vertragsmanagement
Verträge effizient verwalten, in Sekunden finden und keine Frist mehr übersehen.